テナント管理システムは運営コストを削減できるか

2012年　新年あけましておめでとうございます。
ショッピングセンター(商業施設)運営管理をご担当されている方々は年末・年始も仕事をされているかと思います。

2012年の世界的な経済情勢と国内の経済情勢は予断を許さない状況となりつつあります。
しかしながらSCは地域・生活文化に貢献し、国内経済・地域経済の変動にあわせて運営していかなければなりません。

そのためには、運営管理業務自体の見直しによるSC運営管理クオリティの向上に対して努力し続けることが必要となります。

今回のテーマであるシステム利用によるコスト削減とクオリティアップを以下に紹介したい。


テナント管理システムは運営コストを削減できるかという課題がある。

答えは可能である。

テナント管理システムでは、便利に・作業時間を短縮し、正確性を向上させるだけで
SC運営現場の要員数をより少なくすることはできないのではないかとご意見をいただくことがある。
運営管理体制と現場業務を見直さずに考えた場合はその通りである。

しかし、現場要員数をできる限りクオリティを落とさずに最小化することはシステム利用を行うことにより充分に実現可能なことである。

■見直すべき項目

１．業務・作業自体は単に今までやっているから行っていることなのか。
２．その作業・業務は毎日行わなければならないことなのか。
３．その作業・業務はその場で行わなければならないことなのか。
４．その作業・業務の目的は何か。

例えば
特に上記の1と4であるが、テナントから提出された売上・クレジットのデータ明細をテナントに確認の意味でReturnしているケースがある。
テナント側で自店控えと照合できない場合だけに対応すればよいことであるが、これを定型的に全店に配布していることを見直す必要があるのではないだろうか。
また、テナントに知らせたいとした場合にはWebSCマネジメントシステムにより、Web上で通知する方法もある。


SCキューブのASPテナント管理システムとWebSCマネジメントシステムの構成で上記4項目による、時間の集中化と場所の集中化により、運営管理要員の最小化の実現は可能である。
また、パッケージの基本的な考え方は、無駄・必要のない業務削減と事務作業のシンプル化を目指している。

また、集中化が可能であり、業務目的別に整理するシステムが必要だからと言って、数千万円のシステムを導入することはナンセンスなことであるということを付け加えたい。
ショッピングセンターの売上管理、賃料請求精算、クレジット処理などは、様々なバリエーションとなっているが、ハードウェアに頼らずとも、シンプルで効果的なクラウド型のASPテナント管理システムで運用コストを最小化することが可能なのである。


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売上管理チェック業務の矛盾点

ショッピングセンター(商業施設)の顧客情報システム

ショッピングセンター統一の顧客情報の課題として

ポイントシステム導入は顧客固定化が目的とされているがその目的は達成されるだろうか。
顧客固定化戦略は否定しないが、顧客固定化の要素でもっとも大きいのはSCに出店しているテナントの魅力、施設の魅力(清潔感、賑わい感、快適感、利便性)が相和したものであり、ポイントシステムはその中の一部のものである。

ポイントシステムの一面性で、地域、性別・年齢などの属性と買い回りの分析で、SCのターゲットとする顧客の集客・販促に役立てるという考え方がある。

ポイントシステムから得られる情報は顧客個人までの詳細な情報までコンピュータシステムに取り込まれ、来店率、買い上げ率、なども明確になる。(来店される顧客の大半がポイントカードを所有していればの条件付である)

しかし、商品を持たないデベロッパー・運営管理会社は詳細な買い回りにより得られたデータを生かし切れるか課題が残る。

１．顧客の買い回り履歴から得られる情報について過大な期待はないか。
２．顧客の買い回り履歴から得られる情報から具体的なアクションプランを構築できるか。
３．来店顧客の一部である顧客情報で全体を見失わないか。
４．ポイントシステム・顧客情報保守・初期投下金額、運用費についての費用対効果のバランスがとれるか。

SC統一の顧客情報管理を行うのであれば上記の課題について検討し、どこまで行うかというレベル付をすることが必要であり、データーベースと小売業的マーケティング分析のテクニカルな面だけでシステムを導入することは意味のないシステムになりかねない。

商業施設運営のiPAD利用

SCキューブ株式会社のWebSCマネジメントは
クラウドコンピューティングによるローコストに運営管理をサポートするシステムである。インターネット接続するPCとiPADが利用できる。

特に、iPAD利用の利用方法を紹介したい。





特にiPADの利用は、テナントコミュニケーションツールとして売上状況を画面表示が可能であるのでテナント担当者とアクティブな会話が可能となる。

また、店内案内用としてのカスタマーキューブではお客様へのご案内としてフロアー図、施設写真なども表示が可能であるのでiPADを利用してご案内する、

WebSCマネジメントのカテゴリーは、テナントコミュニケーションキューブとカスタマーキューブ、パートナーキューブ、デベロッパーキューブに分類されている。

テナントコミュニケーションは
入館許可申請、従業員申請などの各種届、テナントの売上状況閲覧、管理会社からのお知らせ事項に対応する。

カスタマーキューブは
テナントの取扱い商品、ブランド名などをデータベース化して検索する。
落し物を写真いりで記録し問い合わせに対して、即座に対応する。


パートナーキューブは
警備、設備担当と施設全体の状況を情報共有する。

ショッピングセンターシステムのローコスト導入

テナント管理システムはショッピングセンターの運営に欠かせないシステムと言っても過言ではない。

日々の売上・売上入金とクレジットを処理し、月次でのテナントへの精算又は家賃・諸経費の請求から未収金管理までを行い、売上分析までを行うものである。

従来は、ショッピングセンター館内に構内LANを敷設しテナントごとに専用のクレジット端末あるいはPOSレジが導入されていた。

この方法に対してインターネットを利用したクラウド型のシステムが普及しつつある。
それはテナントごとに引き込んだBフレッツ光によるインターネット接続のクレジット端末を利用するものである。

このことは、LAN工事投資とそのメンテナンス負担がないと言える。

また、中核となるテナント管理システムもインターネットを介したクラウド型シテステムであるのでショッピングセンター管理事務所にサーバーの設置は不要となり、サーバー室とその空調設備も必要がなく、
昨今の計画停電による再立ち上げのためのデータ同期確認などの手間も不要のものとなるのである。

ショッピングセンターシステムのクラウド型のSCWAREテナント管理システムは価格が従来のシステムと比較して初期投資とランニングコストが格段に低いことから、ほかに費用が本当に発生しないのかということをよく聞かれる。
その際にはすでに導入利用しているショッピングセンターと、サーバーを設置しているデータセンターを案内して、納得していただいている。

時代は災害にも強く、低コストで柔軟なクラウド型のASPテナント管理システムにシフトしつつある。

システム導入の障壁

クラウドコンピューティングの利用が爆発的に普及している。
それはPCとインターネットが出現して、一般化し、携帯電話、昨年にはiPadなどのタブレット型端末の普及が大きく影響している。

SCキューブはショッピングセンターの売上管理、家賃請求、クレジット精算を行うためのシステムをインターネットを経由したクラウドコンピューティングで提供している。

■従来型のシステム

従来のショッピングセンターシステムは、高額な費用を投入し、専用のソフトウェアと専用サーバーを設置しソフトウェアとハードウェアのメンテナンス費用をかけシステム利用されていた。

システムはショッピングセンター運営の目的を達成させるためのツールであって、システムそのものが目的ではないにもかかわらず、システムを使うことに多大な労力と投資をかけてしまっていることがよくある。
本末転倒の話である。


■新規のシステム導入

特に、新規に設置されるショッピングセンターに多く運営管理のスキームを構築するためにプロジェクトが設置され、システム導入についてある意味では大袈裟に構えてしまわれているケースが多く見られる。

例えば、システムの導入にあたってのリスクについてシステムが停止しないように構築すべきだとの意見がでる。
そうすると、システムの冗長構成（２台での同時稼動で、１台が停止した場合もう一台で対応）ということとなり、あげくの果てに、データセンターももう一か所別の場所においておくとまで話が飛んでしまう。


■システムリスクの盲点

実際のところ冗長構成を行っても、ハードウェア故障のときだけしか意味をなしていないし、データセンターは免震、耐火構造、２４時間監視は常識で、大きな地震災害があった場合はデータセンターは稼動を続けているがショッピングセンターは営業不可になる。

システムの完全な稼動性を議論していくと、とんでもない初期投資とランニングコストがかかる。

そもそも、ショッピングセンターのシステムはテナントの売上・クレジット精算、賃料精算、また売上状況の把握分析に稼動するものであって、目的達成のために支障のないセキュリティ対策がなされていれば充分なはずである。


■本来のシステム検討事項

そのためには、システム準備をするにあたり対象たるべき業務の内容とシステム利用するための運用体制について検討すべきなのである。

多人数のプロジェクトになると、議論すべき対象業務内容ではなくシステム自体をブラックボックスとしてしまい誰でもわかり易いリスク管理の話に流れ勝ちとなってしまう。
そのために、本来低コストで目的達成できるシステムの導入が充分に可能であることに気がつかず、システム自体の内容が大きくなりすぎ、過剰にコストかけて導入してしまう場合が多く見受けられる。
大変な損失となっているのである。


ＳＣキューブのクラウドコンピューティングのＳＣｗａｒｅテナント管理システムとＷｅｂＳＣマネジメントシステムは、最新鋭のデータセンターに設置され、システム利用への適正なセキュリティが施されたシステムであるので、機能面、内容、コストは、従来型システムと比較して質の高いシステムとなっている。

商業施設運営のテナント管理システムの位置づけ

ショッピングセンターのテナント管理システムは、単なる賃料請求と精算のためだけでに存在していない。
基本的には、テナントの売上集計をし、固定賃料と歩合賃料、水光熱費とうの諸経費を算出して家賃請求を行なう。
また、クレジットの包括加盟を行なっていればクレジットデータを集計し精算するシステムである。

■テナント管理システムのデータ価値

ショッピングセンターの運営管理はテナントの売上動向、入館客数動向の情報がすべての元となるものである。

テナント管理システムを単に請求・精算系のシステムと位置づけて利用することは、宝の山がそこにあることを知らないのに等しい。

テナント管理システムで取り扱う情報からは、テナントの経営状態や、顧客の買い上げ率まで読み取れるのである。

よくあることであるが、“顧客動向を知りたい、顧客の買い上げ率を知りたい”ということから、調査費又は高価な分析システムを導入しているＳＣがある。

■システムの完全自動化は有効か

一方、システムの操作面ではテナント精算業務の目的と意味を理解せずに単純にシステム操作のマニュアルどおりに操作し、またできる限り入力回数を少なくしようとすることがある。

例えば、テナント管理システムと既存の経理システムの接続である。

テナント管理システムでは、家賃請求情報があることからそのデータを経理システムに引き渡して自動処理をしたいとの考え方である。

家賃請求システムでは、臨時発生的な請求又は精算があり、経理システムへ完全に自動仕訳を行いある意味でノーチェックで接続することは、別の意味で大変に非効率になりかねない。
なぜなら、システムは飽くまでも道具であり例外事項の判断や対応は担当者が行なわなければならないからである。

数千件の大量データを自動処理し、自動処理後の確認チェックを行った場合と、
数件から十数件のデータを自動処理化した場合の比較をするとどちらもほとんど同じ作業になる。

システムは、データボリュームと費用対効果をみて利用することが望ましいのである。

システムを導入したことにより、すべてが自動的にすることはある意味では業務効率を落としてしまう危険性が潜んでいる。

ASPテナント管理システムと導入設置型のシステムの違い

最近話題となっているクラウド又はサーズと呼ばれているシステムはインターネットを経由して、アプリケーションシステムを利用できるシステムである。
従来から、この考え方と実務上では存在していたシステムで、最近いろいろな言葉で表現されている。

ＳＣキューブのＡＳＰテナント管理システム(ＳＣｗａｒｅ）もそのひとつである。

さて、従来型の導入設置型（専用サーバーにシステムをインストールして、購入会社内に設置する方式）とＡＳＰ型（システムはネットワークで利用する方式）の大きな違いを述べてみたい。

■違いのポイント

１．システム利用のリスク

導入設置型は、システムトラブルが発生した場合には土曜・日曜・祝祭日は提供会社のシステム担当のサポートはない。特別に３６５日のシステム保守契約を行っていれば対応するが、システム保守契約はかなり高い金額である。
一方、ＡＳＰ型システムはシステム提供会社のシステムを利用するわけであるので、システムトラブル発生時には、３６５日リアルタイムで対応する。またトラブル以外のオペレーションのサポートまで行なうのである。

導入設置型で、ＡＳＰ型と同様なサービスを要求すればＡＳＰ型の費用の２～３倍のランニングコストがかかるのである。

２．費用の違い

導入設置型は、導入時の初期費用がほとんどであり、ＡＳＰ型は初期費用はシステム準備費程度で、月額のランニングコストがかかる。
テナント数が５０店舗規模であれば、導入設置型の初期費用を５年償却又はリースした月額費用と、ＡＳＰ型の月額費用は導入設置型の約半額である。
上記１のサービス内容からするとＡＳＰ型の費用の方がかなりローコストであることは明白である。

３．その他費用

導入設置型は、購入会社の社内に設置する場合はセキュリティの関係や空調の問題などで設置場所と電気料の費用がでてくる。
人件費も、サーバーのメンテナンス、データバックアップなどの担当責任者が必要になる。
ＡＳＰ型は、ネットワークに接続するＰＣだけなので利用担当者だけで済むのである。
提供会社の見積以外費用も、当然のことながら比較すべきである。


最近の傾向として、不動産流動化の商業施設でのシステム導入判断としてシステムの内容によるコスト削減を考えずに、システム提供会社の見積金額だけで導入を決定してしまうケースが見られる。
ＡＳＰ型システムは、利用会社は利用することだけで、よくそれ以外の業務はないことに等しい。

このことは、不動産流動化で商業施設の売買を行なっていくうえで、機能的価値を無視してしまうことになりかねない。

ＡＳＰシステムを利用することによる、間接経費の削減、そして人件費の削減まで可能となることを提言したい。

テナント契約条件管理データベース

ショッピングセンター又は商業施設の契約条件管理は、一般の賃貸契約内容と比較すると複雑で多岐にわたっている。

ほとんどの場合は、ＥＸＣＥＬで一覧管理が行なわれていることが多い。

■ＥＸＣＥＬによる問題点

１．組織的な情報管理がなされず、テナントへの請求精算の元であるにもかかわらず連絡モレ更新忘れによる請求ミスが多発していることが多い。

２．条件管理のための業務に時間を費やし、肝心の契約更新業務に傾注できないこと。

３．個人管理となり、本来の正しい内容が時系列的に不正確となっていること。

ＳＣキューブでは、ＡＳＰシステムにより低コストでテナント契約条件管理行なうデータベースを開発した。

SCキューブのASPシステムは、基本パッケージを顧客クライアントごとにパッケージの機能範囲内でカスタマイズを行い、インターネットWebブラウザーでシステムを利用することである。
従って、利用者はサーバーやシステムを新たに構築することはなく手軽に導入することができる。
セキュリティは、認証キーをインストールしたPCしか接続することはできないことと、SSLの暗号化をかけられている。


下記のサンプルをクリックすると拡大して閲覧できます。







■契約情報データベースの内容

１．更新日や、契約種別単位に簡単に切り替えて契約管理ができるようになっている。

２．契約更新日が近づいた場合に、契約管理システムから指定担当者にメールで自動通知され契約更新日の見落としや忘れに対してフォローする仕組みになっている。

３．原契約をＰＤＦとして、いつでも閲覧することが可能となっている。

４．契約情報へのアクセス権は、閲覧、入力、編集のとしておりデータのセキュリティ性はＥＸＣＥＬより高度化されている。

５．必要に応じて、必要データをＥＸＣＥＬにダウンロードが可能。

商業施設運営のためのテナント契約管理システム

ショッピングセンターを運営するにあたって、基本となるのは契約情報であることはいうまでもない。

■契約管理の現状

テナントとの契約条件を管理するにあたって、よく見受けられるのはEXCELで作成された一覧表である。
テナント契約数が１０店舗以下で数が少ない場合であれば、特に問題はないのであるが数が多くなるごとに、特約条件などが多くなり、単純に一覧表型で管理していくには限界が生じているのである。

■問題となる事項は

１．契約更新時期の対応モレ
２．契約管理担当者と請求管理担当者がことなる場合には、連絡忘れなどによる請求金額更新モレ
３．テナントとの交渉がある場合に、契約条件と近況の売上状況、賃料請求と入金状況の情報が入手できない。
などが多く見られ、契約情報を管理する業務に時間を割くことが多い。
４．契約情報をシステム化するには、システム投資がかかり容易に導入できない。

■このような問題を解決するため

SCキューブは、テナント契約管理システムをリーズナブルな価格でASPとして開発した。
ASP提供なので、初期費用はほとんどかからず月額ランニングコストも低価格で設定してあることから、導入の費用対効果に期待できる。

契約管理システムの基本機能

１．契約条件のデータベースによる、区画順、契約更新順、賃料請求情報の一覧

２．契約更新時期が近づいたら指定担当者に自動でメール通知を行います。



３．契約担当者と家賃請求担当者の契約更新情報の共有（契約条件の変更があれば、自動通知メールで連絡)




４．商業施設の収支状況DB機能があり、弊社のテナント管理システム以外の他社系システムの場合でも稼働する。




５．原契約をPDFとして、データベースサーバーに格納しアクセス権を有する担当者が閲覧を可とするイメーシ゛DB

商業デベロッパーの情報システム

先日、ある大手ショッピングセンターのデベロッパーの情報システムをご担当する方と面談の機会があり、売上管理システムから、顧客囲い込み分析のお話まで全般のお話と意見交換をさせていただいた。

ショッピングセンターの運営は、顧客、テナント、不動産賃貸的な要素があり大変に幅の広い分野であることからシステムを行っていくことにも幅が広く横断的に多種類の仕組みを上手に組み合わせていくことが重要である。

ややもすると、小売業的な視点に偏ってしまいシステム投資だけがかさんで利用価値のないシステムとなってしまう傾向にある。

お会いした方は、デベロッパー業務とは何か、そして小売業とは違う視点でシステム利用を考える方で、商業デベロッパーで３０数年在籍し、またショッピングセンターシステムを専門にかかわってきた私と同意見であった。

この方も商業デベロッパーの情報システムを長くご経験され、本来のシステムとは何かを的確に把握され、デベロッパー業務の見識も深く、すばらしい方にお会いできたことに大変幸運であった思いがした。

なぜなら、ショッピングセンターデベロッパーのシステム部門はハードウェア管理的になり、運用業務のことについては、ほとんど知識がなくなることについて懸念していたからである。

■本来の情報システム部門の役割

情報システム部門は、社内の業務をいかにして効率的に、省力化していくか、そのために社内の業務を把握して、情報の流れと事務作業を常に改善提案し実施することが使命である。
場合によってはＩＴ化すべきでないことについても、明確な判断が行えることが必要である。
ハードウェアとソフト、ネットワークは、その目的を達成するためのツールだけにしかないのである。
ハードウェアとネットワークを主として考えてしまうと、過剰投資となり、利用できないか、利用しにくいシステムとなってしまうからである。
最近では、システムポリシーとしてハードとネットワークから先に決めてしまう傾向にあり幅広い業務をどのようにシステムに乗せていくかが二の次となっていることが多く見受けられる。

先ほどお会いした方は、ダイナミックに業務目的をどうするかをシステムにこだわらずに考えておられ、私とシステムに対する思いを共有した感慨があったので、今回は情報システム部門のありかたは何かを掲載した。