商業施設運営管理のためのシステム化

システムの自動処理化は有効か


ショッピングセンター（商業施設）のシステムの中核は、テナント売上管理、家賃請求、クレジット精算システムから構成されている。

ショッピングセンターにより、預託金（売上預かり）精算やクレジットの統一加盟による精算がある。

システムを稼働することにより、ショッピングセンター（商業施設）のほとんどの収入情報はシステムの中に格納されていることになる。

システム化の範囲を広げるとテナントの契約情報管理や、リート物件のためのレポーティング業務まで対応が可能である。

システム対象となる商業施設の運営管理業務は範囲が広く、目的もそれぞれ異なる。

■よく、話題になることは

・システム入力データを手動によらずに全て自動的に処理が行えないか。
・似たようなデータを異なったシステムに多方面に再利用できないか。
というお話しを頂くことが多い。

確かに、同じデータをそれぞれのシステムに入力することは無駄なことである。
しかし、データの入手経路や、タイミング、利用目的、管理方法、使用方法などが違っている場合はどうであろうか。

■例えば

テナント契約の更新や契約書そのものを法的な目的とテナントと交渉するために必要な情報と、家賃請求をするための情報はある部分は同一であるが、他の部分は賃料や諸経費、精算のタイミングなどが必要な請求システムと契約業務系情報のレベルが違うのである。
また用途も異なる。
このような契約業務系の情報システムから、家賃請求のシステムに自動的に連携することは、机上では考えられることであるが、現実には大変に使いにくいものとなり、それぞれの仕事の効率は格段に悪くなる。

一言で言えば、システムのために業務を行なうような本末転倒な話になる。
もちろん、開発費に多大な投資をすればシステム化は可能なことではある。

もっとわかりやすく言えば、車を船や飛行機として兼用にするようなことである。

本来であれば、目的や用途に応じて、車や自転車や船を使い分けることが効率的であり経済的でもある。

システムとは何かの基本的な知識がない場合で、システムは何でもできるであろうと考えることは大変に危険なことであり、経済的効果を悪くするのである。

システムは明確な利用目的ごとに用意することがもっとも望ましい。

ショッピングセンターデベロッパーの会計システム

SCwareテナント管理システムから、デベロッパーの会計システムへの仕訳連携について

商業施設デベロッパーの会計処理についての考え方は2通り存在する。


■通常的なテナント請求精算の仕訳処理


賃料請求精算にあたってテナントを個別の取引先とみて会計システムに取引先コードを持たせ各請求項目ごとに仕訳を行う方法である。
この方法は取引ごとのすべての明細を会計システムに取り込む基本に則った方法であるが、会計帳簿から管理会計とした場合には、前受勘定、売掛勘定などの勘定間の振替仕訳などがあり、実務ベースでは使いにくさがある。


■請求精算システムを補助簿的な役割とする


一方、会計システムとテナント請求精算システムにデータ管理を分担する方法がある。
請求精算システムで、テナントへの振込・精算を行い、各請求項目についてはテナントごとの明細ではなく、各請求項目の集計ﾃﾞｰﾀで仕訳連携する方法である。
この方法は、会計システムを元帳とした場合に請求精算システムは補助簿的な役割を担う。
この場合、請求精算システムは会計仕訳への監査証跡のための証憑となるため、請求履歴・入金履歴までの出力機能が必須となる。
この方法は、預かり金管理、クレジット残高管理、未収金(売掛)管理などは請求精算システムで一括管理されることから、実務的で管理しやすいメリットがある。
賃貸契約に基づいて、長期にわたってテナントとの精算業務を行っていく場合は、できるのであればこの方法を推奨したい。


SCキューブのSCwareテナント管理システムは、一般的な会計システム連携のほかに前述の補助簿的な機能があることから、月次の複雑な精算業務に対してシンプル化することが可能である。

ショッピングセンター用 テナント管理システムのありかた

商業施設運営のシステム対象となる業務は広範囲である。

■家賃請求管理


基本は、商業施設に入居するテナントの売上管理から家賃諸経費の請求システムである。
家賃諸経費の請求システムは、テナントとの出店契約が元となり、売上歩合家賃・最低保証家賃・固定プラス歩合家賃などがあり、売上金を預かり差し引いて返金するなど、締め日や精算方法などバリエーションは多岐となる。

テナントとの家賃計算が複雑化する理由

テナントは出店するにおいて当然に売上を予測し採算性を重視する。そのため売上条件により家賃が変動する条件を選択することが多く見られる。

それは、季節性による売上の変動も加味したものである。
売上の低い時期を家賃を低くし、売上が高くなる時期は家賃を高くするという方式である。

それによって、テナントの損益分岐点は変動し経営が安定化するのである。


■契約管理

テナントとの契約は先に述べたように、単純な賃貸条件ではないことから一般的には契約条件一覧表を作成しているデベロッパーが多い。
しかし、テナント数が多くなると契約更改時期や、契約条件による賃料条件の変更などの見逃しが多くなることが問題となっている。
ＳＣキューブの契約管理システムでは、システムから自動でメール通知している。

■顧客情報

商業施設全体として、来店されるお客様のリピート率を向上させ売上を増進させるための情報システムであるが、情報の活用が課題となっている。


などであるが、
システムの利用にあたっては、元となる業務をできるだけ単純化することが必要であり、手作業で行なっていたことをそのままシステム化することは意味がなく、余計に業務が混乱してしまうことがある。
それは、手作業の手順をコンピューターシステムに乗せ変えただけで、システムの操作は複雑な状態になり、オペレーションミスなどが多発するのである。

システムの上手な利用方法は、コンピュータシステムの最大のメリットを生かすことである。
最大のメリットとは、大量のデータを瞬時に処理することであり、そのためにシステム操作を単純化できるように元となる業務を変えることにある。

商業施設専業デベロッパーの経営情報

昨今の企業情報システムの仕事は、経営情報という視点ではなく、残念ながら情報セキュリティに重点が置かれてしまっている。
情報セキュリティ業務にたいして決して否定するものではないが、本来の情報システム業務は企業経営において、いかに効率よく且つ又正確に経営情報が流れ処理できるかを念頭に置かなければならない業務である。

ショッピングセンターを経営するデベロッパーの経営情報は、他業種企業と比較すると特殊な形態が形成される。

商業施設デベロッパーの情報の流れを図に表してみた。
図をクリックで大きな画像になります。




商業施設専業デベロッパーの経営管理を“資産運用”と“SC運営”に分類することができる。
商業施設専業デベロッパーの経営は一般的な不動産賃貸経営と異なることはSC運営と密着した点にある。
入居する商業テナントの営業管理、来店される顧客へのサービスなども意識した企業会計であり、資産管理、SC運営コスト管理は、賃料の原価管理に連結される。

デベロッパー経営の情報システムは、図のように各個別にバラバラに存在するのではなく全体のシステムとして連結統合されていることが必要である。

情報システム業務は会社全体の業務を俯瞰して情報の流れとを常に把握しておくことが要求される。

クラウド型 ASPテナント管理システムとは

社内に設置しているテナント管理システムサーバーのセキュリティを確保するには
設置型のシステムをデータセンターにシステムを預けることとなるが遠隔地に設置することとなりネットワークの接続機能に関するシステム改造とネットワーク機器の投資コストやデータセンター経費などのランニングコストが掛り現実的な対応がしにくい。

クラウド型のASPテナント管理システムはインターネット回線を利用することを前提としたシステムであるので、堅固なデータセンターに設置されており、不正アクセスなどのハッカー対策、ウィルス対策などのセキュリティ機能が備わっている。
従来の設置型と比べて、初期費用、ランニングコストもリーズナブルに設定されている。
ショッピングセンターを管理する会社独特の処理・帳表への要望にも、ASPテナント管理システムパッケージをベースとしたカスタマイズサービスも充実している。

しかしながら、ASPテナント管理システムへの誤解と勘違いもあることも事実である。


■メーカー一括保守との比較の誤解点

１．従来のメーカーから設置されるシステムは、サーバー、クレジット端末、システムが一括納入され、保守もメーカーがすべて対応するが、ASPテナント管理システムはクレジット端末の保守は別となり不便ではないのか。

★ネットワーク型の場合の保守について
クラウド型のASPテナント管理システムは、クレジット端末はINFOX-NET／CARD-NET／J-Mupsクレジット決済センターのネットワーク型のシステムとの連携を行い、従来のメーカーのハード売りと根本的なスキームが違う。
クレジットの端末系は、ハードは納入した端末メーカーが保守することとなる。
そのため、クレジット端末系からASPテナント管理システム費用をあわせると、従来のメーカー一括設置型より格段なローコスト化が可能となる。


■設置型からネットワーク型のリスク比較の誤解

２．ASPテナント管理システムは、インターネット回線を利用するがインターネット回線がダウンした場合のリスクがあるのではないか。

★インターネット回線が使えなくなる大きな要素は、管理事務所のルーター故障が考えられるが、ルーターのバックアップ対応をしておくことにより解決される。
また、従来の設置されているサーバーのダウンの確率とインターネット回線が使えなくなる確率の比較となる。

ショッピングセンターシステム導入時の考え方

SCキューブはショッピングセンター(商業施設)専門のシステム会社である。
主に、クラウド型でショッピングセンターの売上管理から精算系のシステムを提供している。
シヨッピングセンター　テナント管理システムはどこのシステムでも同じということをよく耳にする。

■　プロセスが重要

単に必要なアウトプットが出ればよいということであれば同じかもしれない。
しかしシステムは、結果を導くまでのプロセスが重要である。
プロセスこそ業務をより効率的に行うために重要視すべきことである。

SCキューブは提案・見積段階から、ご検討されているお客様とシステムではなく現在行われている業務そのもののお話からさせていただく。


■　シンプルで最大効果を狙う

あるお客様は、単に今やっている業務をコンピュータにのせてくれればいいんだという。
しかし、SCキューブはシステムを提供することではなく、システムを通じてお客様への利便性と費用対効果を提供することに重点をおいているのである。

したがって、お客様のお話を聞きその業務のもつ目的を明確にし、できるだけ無駄を省く方法を提案している。


■　業務の非効率になる要因


システム会社は発注側から、単純に言われたことをそのままシステムに乗せていく傾向がある。
そのため導入後に業務とシステムの乖離が発生し、システムのために業務負担が増大するようなことがおこるのである。


■　システムの見直しは業務の見直し


システム導入提案は、業務を見直す絶好のチャンスでもあり、お客様とSCキューブも納得した仕組みを作っていくことと考えている。

横断的・水平連携システムのＳＣシステム化とは

SCデベロッパーはコロナ禍を迎えて、地域から来店する顧客、テナントへの対応に対して清潔・安全について優先した運営を実施している。
出入口には必ず、手指消毒アルコールを設置し、社員・テナント従業員には検温検査なども行っている。
コロナ禍に対応した社会は、非接触型の社会にシフトしつつある。
この機会に加速して人件費削減を目指した無人店舗も駅構内などにオープンし始めている。
無人店舗は、Eコマースと同様に顧客の目的買いがほとんどである。
ＳＣに求められ、魅力的なことは、新しい発見、体験である。
ＳＣ環境は安心安全感・利便性・快適性のある空間作りを目指すべきである。
この考え方はE-コマース・無人店舗と相反している。

■ コロナ禍に対応できるＳＣづくり

コロナ禍に対応できる今後のSC運営の在り方は顧客に見えない様々な業務をいかにスピードアップし、効率化していくことが大きな課題になっていくと思われる。
一般的な会社にないSCデベロッパーの特殊な業務は、
１． テナント売上管理・請求精算業務
２． リーシング業務
３． 販売促進業務
４． 施設・設備保守業務
５． 防災・警備業務
６． 清掃業務
このような業務をいかに効率化していくかが課題で、その大きな要素は組織の横断化を行ったシステムの利用である。
統合化ではなく横断化という考え方である。
その理由は、SCはデベロッパーを主体にしているが、１企業だけで運営できない業態だからであり、統合化では限界があるからである。

■ 横断的なシステム化と利用

そのためには、上手なシステム導入と利用の考え方が必要である。
2020/10/28付の日本経済新聞朝刊「私の履歴書」KDDIの小野寺正相談役の連載が目にとまった。
https://www.nikkei.com/article/DGKKZO65508470X21C20A0BC8000/
「仕事の手順や組織のあり方を温存したまま、それにシステムを合わせようとするとコストばかりかかってデジタル化の効果が享受できない。とりわけ営業部門や経理部門など発注側がずぶの素人の場合は、ITベンダーにムリな注文をして、ムダの塊のようなシステムを作ってしまいがちだ。」
まったく同感である。

■ 現業の見直しとシンプル・スリム化



システム以前の業務運用は必ずしも組織単位ではない、しかしながら業務から情報の流れは組織を超えて流れていく、そのためにシステム導入は横断化した考え方で、業務の進め方、ルールは従来業務の見直しと、システムに沿った手順と業務構成に変化させできる限りシンプルでスリム化を目指すべきである。

弊社のSCWAREシリーズは、投資・費用対効果と業務生産性の両面の向上を追求し、デベロッパー、テナント、委託会社との横断的な水平連携をローコストで導入可能なシステムパッケージを用意している。

https://www.sccube.co.jp/

ショッピングセンターシステムによるクォリティ向上策

ショッピングセンターシステムは次の二つの機能が必要である。

１．ショッピングセンターのシステムは、入居するテナントとの売上、預かり金、クレジット、賃料、その他諸経費を請求精算するシステム。

http://www.sccube.co.jp/scware/


請求精算を行うシステムであるので正確であり入力ミス、更新忘れによる請求モレなどをサポートし事務処理を効率化するシステムでなければならない。

２．日常のショッピングセンター運営を効率的にクオリティを高めるためのシステム。

http://www.sccube.co.jp/websc/


ディベロッパー又は管理会社とテナント間のリレーションツールであり、日常発生する落し物、クレーム、テナントからの各種申請などを処理するシステムであり、デベロッパー・管理会社とテナントが水平連携して日常運営のクオリティ向上をおこなうものである。

上記の１，２のデータ活用も有効である。

１．に関してはテナントの売上動向把握分析、賃料分析・デベロッパーの収入分析
２．に関してはクレームの分析とその対策、施設のハード面の保守・補修履歴管理による効率的な安全管理の利用などがあげられる。

これからの、ショッピングセンター運営については上記1，2にシステムを現場実務で活用していくことが、ＳＣ運営の一体感の醸成という意味で有効策である。

http://www.sccube.co.jp/

ショッピングセンターシステムのリプレース

ショッピングセンターのシステムは、百貨店、スーパーなどの大型小売業のシステムとは全く違う。
また、不動産賃貸業のテナント管理システムとも異にする。

その仕組みは、ショッピングセンターに入居する店舗の売上報告管理から賃料請求とクレジット決済システムがメインとなっている。

その構成は、テナントに設置するクレジット端末またはクレジット機能を内蔵したレジとそれを統合しクレジット会社から決済を受信するサーバーそしてテナント売上管理・賃料請求管理システムを搭載するサーバーで成り立つ。

ほかに、リアルタイムにポイントサービスを行っていればポイント管理サーバと顧客データ管理サーバーが必要となる。

店舗に設置する端末システムから、事務処理システムまでを運用していくうちに環境の変化によりシステムは陳腐化していくことから、システムリプレースが必要となる。

■リプレースのねらいとして

・システム経費をダウンさせつつ、業務をさらに効率化する。
・ＳＣの運営管理を見直して業務のクオリティを向上させる。
・システム利用範囲を拡大させてＳＣの売上増加に貢献する。

という前向きな改革を行っていくのである。

■リプレースの現状

しかし、多くのＳＣはシステムリプレースの動機は残念ながら前向きな発想ではない。
導入しているサーバー、端末などの老朽化により保守期限となることからリプレース行うというだけにとどまり
システムリプレースをきっかけに、業務の見直しを行わないのである。
それは、今までの業務をそのまま踏襲するだけになり、運営管理の発展と進歩は見られないことになる。
また、システムコストはリプレースのたびに増加するだけではなく時代に取り残されてしまい企業競争力は低下していく。


業務運用を見直さずにシステム追加、変更を行うことは
システムの形を複雑化し、
事務処理を効率的に行うはずのものが、処理の停滞、業務時間の延長などが起こって、
何のためのシステムかわからない状態となっているケースが多々見られる。


■リプレースの検討要素

システムリプレースにあたって考慮すべき点は多々存在するが基本的な要点は３点に絞られる。

第一にシステム対象としている事柄は、有効に機能しているか。
　機能していない場合はその原因は何か、またその事柄は本当に必要なものか。

第二にシステムで保存しているデータは有効に利用されているか。
　無駄なデータはシステムを複雑化し業務を増やす。

第三にシステムの投資と利用効果はバランスしているか。
　システム過剰投資はないか。

■事例としてよくあるケース


①システムベンダーから、システムの機能の説明を受けて多機能のシステムを導入するケースが最も多く見られる。

導入した機能を使いこなすには、導入前の準備と日々の運用にかかってくる。
また、コストも高くなる。

②先を見すぎたシステムの導入

先を見すぎて、現在では使わないシステムまで用意してしまうことである。
いわば、考えすぎの導入である。
今の段階の技術で、将来必要であろうから作りこんでしまうことである。このことは、システムの過剰投資につながることが多い。
ＩＴは日進月歩で、進化しまた変化していくので３年以上先のことは、そのときに対応していく考えかたで導入することが適切である。

③システムに対しての過剰な期待

これもよくあるケースである。
たとえば、店内案内のためのデータ（テナントの商品情報、施設のイベント情報）と広告宣伝の情報をデータベースという言葉で、すべて一元管理できるだろうという考え方である。
それは、データ名は同じでも、用途・更新のタイミング・情報の質・内容が違うのである。
もし、一元管理を行えば其々の用途目的に沿わないため結局、システムのための業務が増加してしまう。
このことは、システムを使わなくなるかシステムのための仕事を行うかのどちらかを意味する。

もうひとつは、全ての事柄をシステム化しすぎる場合もある。
システム化をして利用するより、人手で対応したほうが効率的な場合もあることを忘れてはならない。


④システムへの無関心と低い評価

③の真逆のケースである。
システムで瞬時に行えることでも、昔ながらの手処理で人手を使っているケースである。
たとえば、インターネットバンクで一括振込みできるのに手書きで振込み依頼書を書いて銀行の窓口から振り込むこと。

いずれにしても、システムを正しく認識して利用していかないということは、会社にとって大変な損失を与えていることである。

SC売上向上のシステムは存在するか

ある、ショッピングセンター関連の業務を行っている会社社長とお話しをさせて頂いた中で、
“コンピューターシステムは効率アップは当然のことで、システム導入によるSC商業施設の売上をアップさせることはできないか”との質問があった。
ある意味では究極的な質問である。

■　SC 商業施設の売上を向上させるシステムとは


そんなシステムがあるのであろうか。
システムを導入するだけで商業施設売上をアップさせる魔法のようなシステムは当然あるわけがない。
システムは毎日の商業施設運営を行っていく上でのツールであり、ツールを上手に使いこなすことにより、商業施設運営から活性化イコール売上向上につなげる方法のひとつとして条件付で存在する。
次の2つのシステムツールを利用することである。


■　売上実績確定型の売上分析


SCを運営していくためにテナント売上、賃料計算、精算の一連の業務をこなすシステムが必要である。
いわゆる、売上管理システムまたはテナント管理システムをさす。
SCキューブでは、商品名をSCWARE テナント管理システムと称している。

この精算系のシステムから、出力できる分析データは
システムから出力される売上分析は、現在から過去にさかのぼる情報で“今までの状況と現在の状況”であり、販促策の評価、テナントの出退店、テナント店長の交代、商業施設近隣の環境の変化、経済情勢の変化などの集大成となって数字に現れる。
ある意味では、SC商業施設の羅針盤であり現在の状況を把握できるものであり、SC売上に直接に影響させるものではないが、絶対的に必要性のあるシステムである。


■　SC運営コミュニケーション型システム

SCはそれぞれ独立した商業テナントの集合体であり、各テナントが持っている個性のハーモニーをいかに引き出して魅力ある商業施設にしていくかが、将来にわたっての課題であり施策である。
そのことは、売上向上として跳ね返ってくるといっても過言ではない。
この基本概念があって、販促が生きてくる。
現在までは、一定規模の商業施設ではテナント会、店長会などを開催して方向性や販促などの情報共有が行われているが、情報の共有ではなくデベロッパーまたは管理会社側からの一方的な情報提供の場となり形骸化してしまっていることが多くみられる。
SCキューブでは、形式的ではなく本来のSC運営に関する日常的な現場で自然に使われることにより、テナントとデベロッパーまたは管理会社が一体となるシステムを開発した。
日常的な現場の中で利用していくことは、リアルなコミュニケーションに付加してネットワークコミュニケーションにより深く“チームワーク”が形成できる。
一過性のものではなく長期に利用し続けることにより、商業施設のポテンシャルは強くなり、テナントとデベロッパー・管理会社の商業施設運営は一体化し、形式的な会議ではなく実践的な売上向上方向に向かっていくのではないだろうか。